POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

En date du 20/10/2020

La présente politique de protection des données a pour objectif de présenter et de décrire les différents traitements de données à caractère personnel effectués par HARTWOOD.

Cette politique détaille aussi les mesures mises en œuvre par HARTWOOD pour protéger efficacement vos données personnelles et leur assurer un haut niveau de sécurité.

Cette politique complète les mentions légales de notre site internet HARTWOOD.

HARTWOOD

[…]

Le siège de HARTWOOD est 50 avenue des Champs Elysées – 75008 PARIS.

Pour toutes vos questions ou commentaires, vous pouvez aussi nous contacter :

• par courrier adressé à HARTWOOD, 50 avenue des Champs Elysées – 75008 PARIS

• par email à contact@hartwood.eu

La société a désigné un délégué à la protection des données (DPO) qui peut être contacté à l’adresse suivante : dpo@hartwood.eu

Données personnelles et traitements de données personnelles : de quoi s’agit-il ?

Les Données Personnelles sont les informations et données permettant d’identifier ou rendant identifiable une personne physique (nom, adresse email, numéro de téléphone ou adresse IP, etc.) et traitées électroniquement ou non.

Les traitements de Données Personnelles désignent toute opération ou tout ensemble d’opérations effectués ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou ensembles de données à caractère personnel, tel que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

HARTWOOD, responsable de traitement

HARTWOOD agit comme responsable de traitement, au sens de la règlementation applicable, lorsqu’elle traite les données personnelles des personnes concernées à l’occasion de l’utilisation de son site internet ou de la candidature à des offres d’emploi [—-].

En tant que responsable de traitement, HARTWOOD assure un haut niveau de protection des Données Personnelles des personnes concernées lors de toutes les étapes de leur traitement (collecte, conservation, destruction…).

Présent en [territoire], HARTWOOD s’engage à respecter la législation et la réglementation en vigueur en matière de protection des données personnelles et plus particulièrement :

– le règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (RGPD) et ;

– la loi Informatique et Libertés et l’ordonnance n°2018-1125 du 12 décembre 2018 relative à la protection des données personnelles portant modification de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et diverses dispositions concernant la protection des données à caractère personnel ;

Le site de HARTWOOD

Le site de HARTWOOD, http://hartwood.eu/ est hébergé par HARTWOOD dans des conditions conformes au RGPD.

Sécurité des données personnelles

HARTWOOD s’engage à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection, la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles des personnes concernées, en particulier contre toute perte, altération, diffusion ou usage illégal.

HARTWOOD s’assure que de telles mesures sont mises en place sur l’ensemble des opérations réalisées dans le cadre de ses traitements, et notamment lors de la collecte des Données Personnelles, de leur stockage et de leur hébergement.

A cet égard, HARTWOOD s’assure également que les tiers auxquels il est susceptible de faire appel (prestataires techniques, fournisseurs…) respectent cette exigence de protection des Données Personnelles par la mise en place de mesures appropriées, conformément au RGPD. Les mesures techniques et organisationnelles mises en place peuvent inclure le recours à des formulaires d’inscription sécurisés, le cryptage et/ou l’accès restreint aux Données Personnelles.

HARTWOOD invite les personnes concernées à la plus grande prudence dans la communication, par leurs soins à des tiers, de leurs Données Personnelles mais également de leurs identifiants et mots de passe personnels permettant leur accès au site.

Certains messages ou sollicitations reçus peuvent provenir de personnes mal intentionnées cherchant à obtenir des informations personnelles concernant les personnes concernées en vue d’une utilisation frauduleuse (pratique du phishing). Si la personne reçoit un message qui paraît être une tentative de phishing, elle est invitée à ne pas y répondre et à ne pas ouvrir les pièces jointes, les images ou les liens contenus dans le message.

I. JE SUIS UN UTILISATEUR DU SITE INTERNET DE HARTWOOD : QUE DOIS-JE SAVOIR SUR MES DONNEES ?

Rappel : Les Utilisateurs sont toutes les personnes utilisatrices du site et de tout ou partie des services proposés par HARTWOOD sur son site, notamment pour avoir des informations concernant ou s’inscrire à la newsletter.

i. QUELLES DONNEES PERSONNELLES ?

HARTWOOD collecte et traite les Données Personnelles suivantes des Utilisateurs en sa qualité de responsable de traitement :
– Nom, prénom
– Adresse mail

Lorsque ces Données Personnelles sont recueillies, HARTWOOD signale à l’Utilisateur le caractère obligatoire ou facultatif des Données Personnelles demandées, l’utilisation envisagée et les conséquences d’un défaut de renseignement.

ii. POURQUOI RECUEILLIR MES DONNEES PERSONNELLES ?

Les Données Personnelles communiquées par l’Utilisateur au site de HARTWOOD font l’objet d’un traitement informatique et sont conservées et utilisées par HARTWOOD pour les finalités suivantes :
● Permettre l’accès au site et son utilisation par l’Utilisateur ;

● Permettre le partage, la consultation et l’utilisation des données fournies par l’Utilisateur, y compris les Données personnelles ;

● Améliorer les différents services proposés par le site et fournir à l’Utilisateur des informations pertinentes et à jour, répondre aux questions de l’Utilisateur, procéder à des statistiques sur la base d’informations ou de données et utiliser ces statistiques pour améliorer le site et ses services ;

● Envoyer à l’Utilisateur des notifications pour l’informer d’une évolution du site ;

● Adresser à l’Utilisateur, avec son accord préalable exprès, des newsletters et des messages d’information concernant l’activité de HARTWOOD. L’Utilisateur peut à tout moment se désinscrire de la newsletter ;

● Envoyer à l’Utilisateur des notifications afin de vérifier la sécurité des accès au site et aux informations ou données transmises à la requête de l’Utilisateur ou à son profit ;

Lorsque l’Utilisateur se connecte et utilise le site de HARTWOOD, des données de navigation sont susceptibles d’être collectées et traitées par HARTWOOD ou tout prestataire (tiers) de son choix à des fins statistiques afin d’améliorer l’ergonomie du site et de mesurer le nombre de pages vues, le nombre de visites, ainsi que l’activité et le parcours de l’Utilisateur sur le site.

iii. CADRE JURIDIQUE DES TRAITEMENTS DE DONNES PERSONNELLES

Les traitements réalisés par HARTWOOD dans le cadre de son site, conformément aux finalités énoncées ci-dessus, sont nécessaires pour lui permettre de :

● Satisfaire ses obligations vis-à-vis des Utilisateurs sur le fondement de leur consentement ;

● Respecter les obligations contractuelles et légales qui lui incombent ;

● Répondre à certains intérêts légitimes relatifs notamment à son objet.

Dans tous les cas où le consentement de l’Utilisateur est nécessaire, le recueil de ce consentement est exprès (case à cocher (opt-in)) et spécifique. L’Utilisateur pourra ensuite retirer son consentement à tout moment.

iv. DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES PERSONNELLES

HARTWOOD ne conservera les Données Personnelles de l’Utilisateur que pour une durée limitée, déterminée en fonction de la nature des données en cause, et du traitement concerné.
Les Données Personnelles fournies par l’Utilisateur au moment de son inscription et dans le cadre de l’utilisation du site sont conservées aussi longtemps que l’Utilisateur est actif. Au-delà, les Données Personnelles seront archivées puis supprimées passé ce délai.

II. JE SOUHAITE CANDIDATER SUR UN POSTE AU SEIN DE HARTWOOD : QUE DOIS-JE SAVOIR SUR MES DONNEES?

i. DONNEES PERSONNELLES

HARTWOOD collecte et traite les Données Personnelles suivantes des candidats à un recrutement en sa qualité de responsable de traitement :
– Nom, prénom
– Numéro de téléphone
– Adresse mail
– Adresse postale
– Eléments relatifs à la situation professionnelle
– CV

Lorsque ces Données Personnelles sont recueillies, HARTWOOD signale à la personne concernée le caractère obligatoire ou facultatif des Données Personnelles demandées, l’utilisation envisagée et les conséquences d’un défaut de renseignement.

ii. POURQUOI RECUEILLIR MES DONNEES PERSONNELLES ?

Les Données Personnelles communiquées par la personne concernée au site de HARTWOOD font l’objet d’un traitement informatique et sont conservées et utilisées pour les finalités suivantes :
● Permettre de prendre connaissance de la candidature spontanée ou de la réponse à une offre d’emploi;

● Envoyer des messages d’information relatif aux postes offerts par HARTWOOD ;

● Organiser la mise en relation entre HARTWOOD et les candidats ou toutes personnes susceptibles de candidater à des offres d’emploi ;

iii. CADRE JURIDIQUE DES TRAITEMENTS DE DONNEES PERSONNELLES

Les traitements réalisés par HARTWOOD dans le cadre du suivi des offres d’emploi, conformément aux finalités énoncées ci-dessus, sont nécessaires à HARTWOOD pour lui permettre de :

● Satisfaire ses obligations vis-à-vis des candidats sur le fondement de leur consentement ;

● Respecter les obligations contractuelles et légales qui lui incombent ;

● Répondre à certains intérêts légitimes relatifs notamment à son objet.

Dans tous les cas où le consentement du candidat à une offre d’emploi est nécessaire, le recueil de ce consentement est exprès (case à cocher (opt-in)) et spécifique.

iv. DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES

HARTWOOD ne conservera les Données Personnelles du candidat que pour une durée strictement limitée à 2 ans après le dernier contact par le candidat. Au-delà, les Données Personnelles du candidat seront supprimées.

III. UTILISATEUR DU SITE, CANDIDAT A UNE OFFRE D’EMPLOI, QUELS SONT MES DROITS ?

Chaque personne concernée par le traitement de ses Données Personnelles dispose d’un droit d’information, d’accès, d’opposition, de rectification, d’effacement et de suppression de tout ou partie des Données personnelles le concernant, d’un droit à la limitation du traitement et à la portabilité des Données personnelles.

Chaque personne concernée peut, à tout moment, accéder à son compte pour modifier ou supprimer les informations et données le concernant.

Elle peut exercer ses droits en écrivant à l’adresse email contact@hartwood.eu ou à l’adresse postale de HARTWOOD susmentionnée. Une demande par voie postale devra être présentée personnellement et par écrit, signée et accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité portant la signature de son titulaire. Ces informations ne seront communiquées qu’à des fins d’identification de la personne concernée et ne seront pas conservées pour une durée excédant celle nécessaire au traitement de la réponse. La demande précisera l’adresse email ou postale à laquelle devra parvenir l’éventuelle réponse.

HARTWOOD disposera d’un délai d’un mois pour répondre suivant réception de la demande. Celui-ci peut être prolongé de deux mois en cas de complexité ou du nombre élevé de demandes. Si cela arrive, HARTWOOD vous en informera au maximum deux mois après votre demande, conformément à l’article 12.3 du RGPD.

Chaque personne concernée par le traitement de ses Données Personnelles peut également saisir la CNIL, autorité compétente en matière de protection des données, à l’adresse suivante : www.cnil.fr

Chaque personne concernée est avertie que l’exercice de ses droits ne porte pas atteinte à la validité des opérations de traitement réalisées préalablement, ni au droit de HARTWOOD de procéder à l’archivage de certaines des Données Personnelles en cause, conformément aux principes énoncés ci-avant.

IV. TRANSFERT DE DONNÉES PERSONNELLES EN DEHORS DE L’UNION EUROPÉENNE

HARTWOOD exerce ses activités au Maroc.

A ce titre, HARTWOOD est susceptible de procéder à des transferts de Données Personnelles en dehors de l’Union Européenne au titre du fonctionnement de son site internet et dans le cadre de ses activités. Ces transferts font l’objet de garanties appropriées, au sens du RGPD et de la législation et de la règlementation applicables.

Par ailleurs, lorsque l’utilisation de certains outils est susceptible de permettre un tel transfert, HARTWOOD vérifie que le prestataire du service concerné, s’il est situé hors Union Européenne, respecte l’ensemble des principes et obligations fixés par le RGPD et la législation et la règlementation applicables.

V. MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente Politique de confidentialité peut être modifiée par HARTWOOD à tout moment.

En cas de modification de la Politique de confidentialité, la nouvelle version en vigueur sera applicable à l’Utilisateur à compter de sa connexion au site.

En cas de litige entre l’Utilisateur et HARTWOOD au regard de traitements de Données Personnelles au titre de l’utilisation du site de HARTWOOD, la Politique de confidentialité à prendre en compte sera celle en vigueur au moment des faits à l’origine du litige.

VI. DESTINATAIRES DES DONNÉES PERSONNELLES

Les Données Personnelles des Utilisateurs et des candidats sont destinées à HARTWOOD. Elles pourront toutefois être communiquées par cette dernière à des tiers sous-traitants pour assurer l’accès et l’utilisation du site dans des conditions de protection de sécurité prévues par HARTWOOD.

Dans certains cas, HARTWOOD peut aussi être susceptible de communiquer Des Données Personnelles à toute autorité administrative ou judiciaire qui lui en ferait la demande, conformément à la législation en vigueur.